Eine KI für Hausverwaltungen nimmt Schadensmeldungen und Mieteranliegen am Telefon, per WhatsApp und per E-Mail an, fragt fehlende Angaben nach und macht daraus eine Aufgabe für Ihr Team. Echte Notfälle wie einen Wasserschaden verbindet sie außerhalb der Bürozeiten mit Ihrem Notdienst; Beauftragung, Kosten und Zusagen bleiben bei Ihnen. Hier sehen Sie, wie das mit GrisaKI abläuft und was es bringt.
Beispiel mit erfundenen Daten. Titel und Felder so, wie der Telefonassistent Aufgaben in awork anlegt.
Nicht die Reparatur bindet Ihr Team, sondern alles davor und danach: hinterhertelefonieren, abstimmen, dokumentieren. In der Hausverwaltung aus unserer Fallstudie kosteten Erfassung und Rückfragen rund 15 Minuten je Meldung – bevor überhaupt ein Handwerker beauftragt war.
Mieter melden sich, wie sie wollen. GrisaKI sorgt dafür, dass am Ende dieselben Angaben bei Ihnen ankommen: Objekt und Wohnung, was passiert ist, seit wann, wie man hineinkommt und wie der Mieter erreichbar ist. Welche Angaben abgefragt werden, legen wir mit Ihnen fest.
Er nimmt jeden Anruf an, auch wenn mehrere gleichzeitig anrufen, und fragt die Angaben zur Meldung ab. Durchgestellt wird nur, wenn die zuständige Person laut Outlook-Kalender oder Teams-Status erreichbar ist und es in Ihre Telefonzeiten fällt.
Erledigt selbstEin Foto sagt oft mehr als die Beschreibung am Telefon. Mieter schicken Fotos, Videos oder eine Sprachnachricht an Ihre WhatsApp-Nummer, der Assistent fragt die übrigen Angaben ab.
Erledigt selbstDer E-Mail KI-Assistent liest Ihr Postfach über Microsoft 365 oder IMAP und ordnet jede Mail ein. Je Anliegen legen Sie fest, was passiert: Schadensmeldungen gehen an Hausmeister oder Technik, Eigentümeranfragen bekommen einen Antwortentwurf, Werbung wird aussortiert.
Erledigt selbstOb Notfall oder tropfender Wasserhahn: Die ersten beiden Schritte sind immer gleich. Danach trennt sich der Weg nach Ihren Regeln.
Per Telefon, WhatsApp oder E-Mail, rund um die Uhr. Der Assistent begrüßt den Mieter und fragt, worum es geht.
Objekt, Wohnung, Schaden, seit wann, Zugang, Rückrufnummer. Fehlt etwas, fragt er nach, statt zu raten.
Ist es ein Notfall nach Ihren Stichworten?
Wasserschaden, Ausfall, Gefahr: Diese Begriffe sind vorbelegt, Sie ergänzen etwa Rohrbruch oder Heizungsausfall. Der Assistent sagt „Ich verbinde Sie jetzt mit unserer Bereitschaft“ und stellt durch. Das Gespräch steht danach im Portal.
Die Meldung landet als Aufgabe in awork oder per Webhook in Ihrem System, dazu eine Zusammenfassung per E-Mail. Dringende Meldungen tragen „DRINGEND“ im Titel. Ist die zuständige Person erreichbar, kann der Assistent auch direkt verbinden.
Mit allen Angaben und Fotos beauftragen Sie den Handwerker ohne weitere Rückfrage beim Mieter. Handwerker-Anbindung und Eigentümer-Berichte setzen wir bei Bedarf als eigenes Projekt um, wie in der Fallstudie unten.
Ein Assistent, der Mietern zu viel verspricht, macht mehr Arbeit, als er spart. Deshalb gelten feste Grenzen.
Der Assistent sagt keinen Handwerkertermin zu, keine Kostenübernahme und keine Frist, die Sie nicht selbst festgelegt haben. Er nimmt auf und sagt, dass sich Ihr Team meldet.
Fragen zu Mietminderung, Nebenkostenabrechnung oder Kündigung beantwortet er nicht inhaltlich. Er nimmt sie auf und gibt sie an die zuständige Verwalterin weiter.
Bei Gasgeruch, Wasserrohrbruch oder anderen Notfällen nimmt der Assistent nicht nur auf, sondern verbindet sofort mit Ihrem Notdienst. Welche Stichworte als Notfall gelten, legen Sie fest.
Sprechzeiten, Zuständigkeiten, Hausmeister je Objekt: Der Assistent nennt, was Sie hinterlegt haben. Sprachmodelle können sonst plausibel klingende, aber falsche Antworten erzeugen – mehr unter KI-Halluzination.
Mieter müssen erkennen können, dass eine KI antwortet. Die Begrüßung stimmen wir mit Ihnen ab. Was gilt, steht im Ratgeber KI-Kennzeichnungspflicht.
GrisaKI arbeitet mit Auftragsverarbeitungsvertrag, speichert Zugangsdaten verschlüsselt und nutzt Ihre Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen. Jedes Gespräch steht mit Zusammenfassung im Portal.
Eine Hausverwaltung mit rund 1.200 Wohneinheiten und fünf Verwaltungsmitarbeitern bearbeitet etwa 900 Schadensmeldungen im Jahr. Mieter melden jetzt per Formular oder WhatsApp, jede Meldung wird automatisch zum Ticket, die KI-Telefonie beantwortet Status- und Standardfragen.
| Baustein | Vorher → nachher | Stunden / Jahr | Wert / Jahr |
|---|---|---|---|
| Erfassung und Rückfragen | 15 → 5 Minuten je Meldung | 150 | 6.000 € |
| Handwerker-Abstimmung | 10 → 2 Minuten, Beauftragung per Klick | 120 | 4.800 € |
| Telefonie mit KI | Status- und Standardfragen zu 70 % von der KI | 103 | 4.120 € |
| Eigentümer-Dokumentation | 5 Minuten je Schaden → automatisch | 75 | 3.000 € |
| Summe, gerechnet mit 40 € internem Stundensatz | 448 | 17.920 € | |
Ticketsystem, Handwerker-Anbindung und Eigentümer-Berichte waren ein individuelles Projekt; die KI-Telefonie ist ein fertiges Modul. Netto-Effekt im ersten Jahr laut Fallstudie +7.920 €, ab dem zweiten Jahr rund 18.000 €. Zur Fallstudie Hausverwaltung
Telefon, Postfach und WhatsApp haben feste Monatspreise, Sie können einzeln starten. Projekte wie ein Ticketsystem oder die Handwerker-Anbindung bieten wir nach dem Analysegespräch als festes Angebot an.
je Monat, netto, monatliche Zahlung. Keine Einrichtungsgebühr, Rufnummer inklusive, Anrufe unter 10 Sekunden zählen nicht. Alle Preise und Kostenrechner
je Monat, netto, monatliche Zahlung; jährlich günstiger. Postfächer, E-Mail- und Nachrichtenmengen je Paket stehen auf den Modulseiten.
kostete die Lösung aus der Fallstudie oben, mit Ticketsystem, Handwerker-Anbindung und Eigentümer-Dokumentation. Die Anbindung Ihrer Verwaltungssoftware kostet je System nach Aufwand.
Ihre Frage ist nicht dabei? Im kostenlosen Analysegespräch rechnen wir mit Ihren Zahlen.
Vor allem die Annahme: Schadensmeldungen und Mieteranfragen am Telefon, per WhatsApp und per E-Mail entgegennehmen, fehlende Angaben nachfragen und das Anliegen als Aufgabe an Ihr Team geben. Beauftragung, Kostenfragen und Entscheidungen bleiben bei Ihren Verwalterinnen und Verwaltern.
Indem jede Meldung beim ersten Kontakt vollständig wird: Objekt und Wohnung, was passiert ist, seit wann, wie man in die Wohnung kommt und wie der Mieter erreichbar ist. Der Assistent fragt diese Punkte ab und legt daraus eine Aufgabe an – in awork oder per Webhook in Ihrem System.
Sie legen Notfall-Stichworte und eine Bereitschaftsnummer fest. Meldet jemand außerhalb Ihrer Telefonzeiten einen Notfall, verbindet der Assistent mit Ihrem Notdienst. Alles andere nimmt er auf, und Ihr Team sieht es am nächsten Arbeitstag.
Ja, per WhatsApp. Fotos, Videos und Dokumente liegen im Verlauf im Portal, Sprachnachrichten werden als Text mitgeschrieben. Der Assistent fragt die übrigen Angaben ab, damit die Meldung vollständig ist.
Fest angebunden sind awork, Microsoft 365 mit Outlook und Teams sowie E-Mail-Postfächer per IMAP. Andere Systeme erreichen wir per Webhook oder über n8n-Workflows, sofern Ihre Software eine Schnittstelle hat. Die Anbindung kostet je System nach Aufwand.
Nein. Rechtliche Fragen und Fragen zu einer konkreten Abrechnung nimmt der Assistent auf und gibt sie an Ihr Team weiter. Allgemeines wie Sprechzeiten, Zuständigkeiten oder den Ablauf einer Meldung beantwortet er aus dem Wissen, das Sie hinterlegen.
Der KI-Telefonassistent beginnt bei 99 € im Monat für 250 Gesprächsminuten, ohne Einrichtungsgebühr; der E-Mail KI-Assistent bei 199 € (netto, monatliche Zahlung). Individuelle Bausteine wie Ticketsystem oder Handwerker-Anbindung bieten wir nach dem Analysegespräch als festes Angebot an; in der Fallstudie waren es 10.000 € einmalig.
Mit dieser Zahl, Ihrem Anrufaufkommen und Ihren Abläufen rechnen wir gemeinsam nach, was sich lohnt: nur der Telefonassistent, das Postfach dazu oder ein eigenes Projekt.
GrisaKI ist ein Angebot der new face Media GmbH aus Sangerhausen. Telefon 03464 2583010.