KI in der Logistik heißt im Mittelstand vor allem: die Disposition vom Telefon entlasten und Meldungen vollständig erfassen. Ein KI-Telefonassistent beantwortet wiederkehrende Fragen von Fahrern, Kunden und Werkstätten, stellt nur Dringendes durch und legt den Rest als Aufgabe ab. Schadenmeldungen und Transportanfragen kommen strukturiert per Formular, WhatsApp oder E-Mail an – statt als Zuruf.
In der Fallstudie unten: 65 % weniger Telefonate in der Disposition.
So sah es bei einem Logistikunternehmen mit rund 120 Fahrzeugen, 150 Fahrern und sechs Mitarbeitenden in der Disposition aus, bevor GrisaKI das Projekt umgesetzt hat.
Fahrer, Kunden und Werkstätten riefen an, die Disposition wurde ständig unterbrochen. Anliegen gingen verloren, Gespräche wurden nicht dokumentiert.
Schäden kamen telefonisch, unvollständig und ohne zuordenbare Fotos. Nachfragen kosteten Zeit, mit der Versicherung gab es Streit.
Wartungsintervalle standen in Tabellen oder im Kopf einzelner Mitarbeitender. Prüfungen wurden vergessen – im Schnitt 1.200 € je Ausfall.
| Bereich | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Anrufe | 25 am Tag, ständige Unterbrechung | 65 % weniger Telefonate |
| Schadenmeldung | 20 Min. mit Nacharbeit und Fotonachforderung | 8 Min., vollständig ab Eingang |
| Ungeplante Ausfälle | ca. 6 im Jahr, Ø 1.200 € je Ausfall | vorausschauende Wartung |
| Werkstatt-Abstimmung | 10 Min. je Schaden, mit Versicherung | 3 Min. per Klick |
Quelle: Fallstudie Fuhrparkmanagement, abgerufen am 16.10.2026.
Ein Teil läuft mit GrisaKI-Modulen zum festen Monatspreis. Was an Ihr Transportmanagement, Ihre Werkstätten oder Ihre Fahrzeugdaten anknüpft, bauen wir als Projekt – nach Aufwand und mit festem Angebot.
Nimmt jeden Anruf an, beantwortet Fragen aus Ihrem Firmenwissen und stellt nur durch, wenn das Anliegen passt, die Person laut Outlook oder Teams erreichbar ist und es in Ihre Telefonzeiten fällt. Alles andere wird eine Aufgabe in awork oder geht per Webhook in Ihr System.
Zum KI-TelefonassistentenLiest jede Mail und ihre Anhänge, ordnet sie ein und handelt nach Ihrem Ablauf: Transportanfrage als Lead mit Antwortentwurf, Rechnung an die Buchhaltung, Spam und Newsletter aussortiert. Automatisch antworten kann er ab Paket Plus.
Zum E-Mail KI-AssistentenManche Kunden und Fahrer schreiben lieber, als anzurufen. Der KI-Assistent antwortet rund um die Uhr aus demselben Firmenwissen wie das Telefon und versteht auch Sprachnachrichten.
Zum Web & WhatsApp KI-AssistentenSchadenmeldung oder Transportanfrage als Schritt-für-Schritt-Formular: Pflichtfelder, Wenn-Dann-Logik, Upload von Fotos und PDFs bis 10 MB je Datei. Die Meldung geht per E-Mail an Ihr Team und per Webhook in Ihr System.
Zu Formulare & FunnelsIhr Transportmanagement, Werkstätten oder die Versicherung verbinden wir über Workflows in n8n, die GrisaKI einrichtet und betreut. So kann der Telefonassistent zum Beispiel ein Ticket in Ihrem System anlegen.
Zur n8n-AgenturIn der Fallstudie umgesetzt: digitale Fahrzeugakte mit Schäden, Reparaturen und Kosten, automatische Wartungserinnerungen mit Eskalation und eine App, mit der Fahrer Schäden samt Fotos und Ort melden.
Zur FallstudieDie Regeln legen Sie fest. Diese Tabelle zeigt, wie sie in einer Spedition aussehen können.
| Anrufer | Typisches Anliegen | Was der Assistent tut |
|---|---|---|
| Fahrer | Adresse der Ladestelle, wer heute erreichbar ist, wie ein Ablauf geht | antwortet aus Ihrem Firmenwissen; stellt zur Disposition durch, wenn es dringend ist und dort jemand frei ist |
| Fahrer, der lieber eine andere Sprache spricht | dasselbe – auf Polnisch, Rumänisch oder Türkisch | begrüßt auf Deutsch, wechselt dann in die Sprache des Anrufers; Zusammenfassung und Aufgabe bleiben deutsch |
| Kunde | „Wo ist meine Sendung?“ | nimmt Auftragsnummer, Anliegen und Rückrufnummer auf und legt eine Aufgabe an; den Status nennt er nur, wenn Ihr System angebunden ist |
| Neukunde | Anfrage für einen Transport | nimmt Strecke, Termin und Kontaktdaten auf; die Anfrage erscheint in „Kunden & Leads“ |
| Werkstatt | Rückmeldung zu einer Reparatur | notiert Fahrzeug und Stand, gibt es an den Fuhrpark weiter |
| Notfall nachts | Panne oder Unfall | geht an die hinterlegte Bereitschaft, wenn Sie eine eingerichtet haben; sonst wird das Anliegen aufgenommen |
| Werbeanruf | Angebot eines Anbieters | lehnt höflich ab, keine Aufgabe, kein Rückruf |
Ein Webhook nach jedem Anruf überträgt die erfassten Angaben in Ihr System – auch dann, wenn der Anrufer vorzeitig auflegt. Erreichbarkeit liest der Assistent aus Microsoft 365; ohne Microsoft 365 gelten Ihre hinterlegten Telefonzeiten.
So läuft es im Projekt aus der Fallstudie. Statt Anruf und Fotos per Messenger entsteht aus jeder Meldung ein vollständiger Vorgang.
Rechnung aus der Fallstudie Fuhrparkmanagement: 600 Schadenmeldungen im Jahr, 150 Fahrer, 40 € interner Stundensatz.
| Position | Umfang | Wert im Jahr |
|---|---|---|
| Schadenmeldung und Nacharbeit | 120 Std. eingespart | 4.800 € |
| Weniger Telefonate | 119 Std. eingespart | 4.760 € |
| Vermiedene Fahrzeugausfälle | 6 ungeplante Ausfälle | 7.200 € |
| Werkstatt und Versicherung | 70 Std. eingespart | 2.800 € |
| Laufende Kosten KI-Telefonie | 200 € im Monat | −2.400 € |
| Netto-Einsparung | 17.160 € |
Einmalig wurden 25.000 € investiert. Bei rund 17.000 € Netto-Einsparung im Jahr dauert es knapp anderthalb Jahre, bis sich das Projekt bezahlt gemacht hat. Ab dem zweiten Jahr bleibt der Effekt.
Warum länger als in anderen Fallstudien? Der größte Posten sind vermiedene Fahrzeugausfälle – nicht eingesparte Arbeitszeit. Und die Telefonie allein bringt hier 4.760 € im Jahr bei 2.400 € laufenden Kosten.
Quelle: grisaki.de/cases/fuhrparkmanagement/, abgerufen am 16.10.2026. Weitere Projekte: KI-Fallstudien
Monatspreise netto bei monatlicher Zahlung, jährlich günstiger. Anbindungen und Fuhrpark-Projekte kosten nach Aufwand – nach dem Analysegespräch erhalten Sie ein festes Angebot.
Keine Einrichtungsgebühr, Outlook und awork inklusive. Alle Details
500 / 2.000 / 6.000 E-Mails im Monat für alle Postfächer zusammen.
KI-Assistent für Website und WhatsApp. Formulare sind ab Paket Plus enthalten.
Formulare einzeln: 25 € im Monat. Pakete ansehen
So viel kostete das Fuhrpark-Projekt der Fallstudie, dazu 200 € im Monat für die KI-Telefonie. Ihr Projekt kann kleiner oder größer sein.
Förderung: Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen-Anhalt können Digitalisierungsprojekte über DIGITAL INNOVATION mit bis zu 50 % (höchstens 70.000 €) bezuschussen lassen. „Mobilität und Logistik“ zählt im aktuellen Förderaufruf zu den Leitmärkten, die bei der Auswahl einen Zusatzpunkt bringen. Ob Ihr Vorhaben förderfähig ist, entscheidet die Investitionsbank: Ratgeber DIGITAL INNOVATION.
Sie möchten wissen, was sich bei Ihnen zuerst lohnt? Im kostenlosen Analysegespräch rechnen wir es mit Ihren Zahlen durch.
Im Mittelstand vor allem weniger Unterbrechungen in der Disposition und vollständige Meldungen. In der Fallstudie Fuhrparkmanagement von GrisaKI sanken die Telefonate um 65 %, eine Schadenmeldung dauerte 8 statt 20 Minuten, und die Netto-Einsparung lag bei 17.160 € im Jahr.
Nur, wenn Ihr Transportmanagement oder Ihre Sendungsverfolgung angebunden ist – das ist ein Projekt nach Aufwand. Ohne Anbindung nimmt der Assistent Auftragsnummer, Anliegen und Rückrufnummer auf und legt eine Aufgabe an. Einen Status, den er nicht kennt, nennt er nicht.
Der Assistent begrüßt auf Deutsch und wechselt in die Sprache des Anrufers, wenn dieser anders spricht oder darum bittet. Das Sprachmodell kann über 80 Sprachen. Zusammenfassung, Aufgabe und E-Mail an Ihr Team bleiben deutsch.
Mit einem GrisaKI-Formular: Pflichtfelder, Upload von Fotos und PDFs bis 10 MB je Datei, Versand per E-Mail an Ihr Team und per Webhook in Ihr System. Eine eigene App mit Fahrzeugakte wie in der Fallstudie setzen wir als Projekt um.
Ja, mit dem E-Mail KI-Assistenten. Er liest Mails und Anhänge, legt Anfragen als Lead an und schreibt einen Antwortentwurf aus Ihrem Firmenwissen. Rechnungen leitet er weiter, Spam und Newsletter sortiert er aus. Preise nennt er nur, wenn sie hinterlegt sind.
Über Webhooks und Workflows in n8n, die GrisaKI einrichtet und betreut. Welche Daten fließen dürfen, legen wir im Workshop fest. Der Aufwand hängt vom System und seiner Schnittstelle ab und steht vorher im Angebot.
Das hängt vom Projekt ab. In der Fallstudie Fuhrparkmanagement hat sich die Investition von 25.000 € nach 17 bis 18 Monaten bezahlt gemacht. Ein Telefonassistent allein kostet ab 99 € im Monat ohne Einrichtungsgebühr und hat bei monatlicher Zahlung eine Laufzeit von einem Monat.
Bringen Sie eine grobe Zahl mit: Anrufe, Schadenmeldungen, Transportanfragen. Wir zeigen Ihnen, welcher Teil mit fertigen Modulen geht, was ein Projekt wäre – und rechnen ehrlich, wann es sich lohnt.
GrisaKI ist eine KI-Plattform mit Beratung der new face Media GmbH aus Sangerhausen, Telefon 03464 2583010.