Eine Kanzlei mit 12 Mitarbeitenden und rund 450 Mandanten verliert jeden Tag Zeit mit Statusanrufen, einem vollen Sammelpostfach und dem Nachfordern fehlender Belege. GrisaKI übernimmt die Vorarbeit – die fachliche Arbeit bleibt in der Kanzlei.
Musterprojekt: So rechnen wir ein typisches Projekt dieser Art. Die Werte sind Annahmen für einen Betrieb dieser Größe, kein einzelner Kunde. Ihre eigenen Zahlen rechnen wir im kostenlosen Analysegespräch.
Das sind rund 19 Arbeitswochen oder 94 Arbeitstage im Jahr, die das Team wieder für die eigentliche Arbeit hat.
„Ist meine Erklärung schon raus?“ – rund 25 Anrufe am Tag reißen jemanden aus der Sachbearbeitung.
≈ 4 Min. je AnrufBelege, Bescheide, Fragen und Werbung landen im selben Postfach. Jemand sortiert und verteilt von Hand.
≈ 1 Min. je E-MailFehlende Unterlagen werden einzeln per E-Mail nachgefordert, nachgehalten und wieder gesucht.
≈ 10 Min. je NachforderungFotos kommen per WhatsApp, Mail und Post – oft unscharf und ohne Bezug zur Akte.
Suchen statt buchenOben der Weg, wie er vorher lief. Unten der Weg mit GrisaKI. Wählen Sie einen Ablauf:
Fehlende Belege in der Liste prüfen
2 Min.E-Mail an den Mandanten schreiben
4 Min.Nach einer Woche erinnern
2 Min.Eingang suchen und zuordnen
2 Min.Nachricht per E-Mail oder WhatsApp geht automatisch raus
Mandant schickt ein Foto, die KI prüft Lesbarkeit und Zuordnung
Beleg liegt in der Akte, die Erinnerung läuft selbst
E-Mail öffnen und lesen
30 Sek.Mandant heraussuchen
20 Sek.An die Zuständige weiterleiten
10 Sek.KI liest Mail und Anhang, erkennt Mandant und Anliegen
Ablage im Ordner, Zuständige wird informiert
Fragen bekommen einen Antwortentwurf
Telefon klingelt mitten in der Arbeit
Akte öffnen, Stand prüfen
Rückruf zusagen und notieren
Telefonassistent nimmt an und beantwortet Fragen zu Fristen und Unterlagen
Rückrufwunsch mit Anliegen wird zur Aufgabe
Sachbearbeitung ruft gezielt zurück
Jeder Balken zeigt denselben Vorgang vor und nach der Umstellung.
Liest jede E-Mail samt Anhang, erkennt Mandant und Anliegen, legt ab und schreibt Antwortentwürfe.
Nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen aus dem Kanzleiwissen und gibt Rückrufwünsche weiter.
Fehlende Belege werden per E-Mail oder WhatsApp angefordert und automatisch erinnert.
Belege und Post landen in der richtigen Mandantenakte der Kanzleisoftware.
Annahmen: 220 Arbeitstage, 45 € je Stunde, laufende Kosten zu GrisaKI-Listenpreisen.
Einmalige Investition 12.000 € · Ergebnis im ersten Jahr nach Abzug der Investition +12.699 €.
Statusfragen landen beim Telefonassistenten. Die Sachbearbeitung bleibt bei der Sache.
Nachforderung und Erinnerung laufen automatisch – das Team gibt nur die Liste frei.
Jede E-Mail ist einem Mandanten und einer Person zugeordnet, bevor jemand sie öffnet.
Die KI berät nicht. Sie sortiert, fragt nach und bereitet vor.
Alle Projekte finden Sie in der Übersicht der Fallbeispiele. Mehr zum Thema: KI für Steuerkanzleien.
1.340 Std. pro Jahr zurückgewonnen
Fallbeispiel ansehen → Großhandel / IndustrieMusterprojekt1.570 Std. pro Jahr zurückgewonnen
Fallbeispiel ansehen → Hausverwaltung / Immobilien448 Std. pro Jahr zurückgewonnen
Fallbeispiel ansehen →Wir gehen Ihre Abläufe mit Ihnen durch und rechnen offen: Wo lohnt sich Automatisierung, was kostet sie, und ab wann rechnet sie sich – genauso wie auf dieser Seite.
GrisaKI ist ein Angebot der new face Media GmbH aus Sangerhausen. Telefon 03464 2583010.