KI-Agent erstellen: So baut ein Mittelständler den ersten Agenten – mit n8n, Copilot oder als Auftrag

Vorher klären: Aufgabe, Daten, Rechte, Prüfung

Ein KI-Agent unterscheidet sich von einer festen Automatisierung dadurch, dass er ein Anliegen versteht und selbst entscheidet, welches Werkzeug er nutzt. Was das genau bedeutet und wo Agenten im Mittelstand schon arbeiten, steht auf unserer Seite KI-Agenten für Unternehmen. Hier geht es ums Bauen. Und das beginnt nicht im Werkzeug, sondern mit vier Fragen.

1. Welche Aufgabe?

Gut geeignet ist eine Aufgabe, die mehrmals täglich anfällt, nach erkennbaren Regeln läuft und deren Ergebnis ein Mitarbeiter in Sekunden beurteilen kann. Typische Kandidaten: eingehende Anfragen einordnen, eine Antwort auf Standardfragen entwerfen, Rechnungen an die Buchhaltung weiterleiten. Ungeeignet für den Anfang: alles, was Geld bewegt, Verträge ändert oder über Menschen entscheidet.

2. Welche Daten?

Ein Sprachmodell (LLM) kennt Ihre Preise, Lieferzeiten und Abläufe nicht. Legen Sie fest, woraus der Agent antworten darf: Preisliste, häufige Fragen, Produktdaten. Und klären Sie, welche personenbezogenen Daten er dabei sieht – bei E-Mails sind das fast immer Namen und Kontaktdaten. Daraus folgt, mit welchem KI-Anbieter Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung brauchen.

3. Welche Rechte?

Ein Agent handelt über Werkzeuge: Er liest ein Postfach, legt einen Entwurf an, verschiebt eine Mail. Geben Sie ihm nur die Werkzeuge, die die Aufgabe braucht. Ein Agent, der Entwürfe schreiben soll, braucht kein Recht zum Senden.

4. Wer prüft?

Bestimmen Sie eine Person, die die Ergebnisse in den ersten Wochen prüft und Fehler meldet – den „Menschen in der Schleife“. Ohne diese Rolle merkt niemand, wenn der Agent danebenliegt.

Drei Wege im Überblick

Weg 1: KI-Agent mit n8n erstellen

n8n ist ein Werkzeug zur Workflow-Automatisierung der n8n GmbH aus Berlin. Abläufe werden aus Knoten zusammengeklickt. Für Agenten gibt es den Knoten „AI Agent“. Laut Dokumentation verbinden Sie ihn mit einem Sprachmodell und einem oder mehreren Werkzeugen, und der Agent entscheidet selbst, welches Werkzeug er aufruft. Mindestens ein Werkzeug ist Pflicht.

Ein Agent in n8n besteht aus diesen Bausteinen:

• Sprachmodell: n8n bindet laut Dokumentation Anbieter wie OpenAI, Anthropic (Claude) und Google an. Für Claude gibt es den Knoten „Anthropic Chat Model“.
• Systemanweisung: Rolle, Regeln und Grenzen des Agenten in Klartext. Wie man sie gut schreibt, erklärt der Eintrag Prompt Engineering.
• Werkzeuge: etwa der Outlook-Knoten, ein Tabellenblatt mit Preisen oder eine Suche in Ihren Dokumenten. Für Wissen aus vielen Unterlagen nutzt man eine Vektordatenbank.
• Speicher: Damit ein Agent im Chat weiß, was vorher gesagt wurde. „Simple Memory“ hält den Verlauf nur für die laufende Sitzung, dauerhaft speichern Varianten mit Redis oder Postgres.
• Freigabe: Für einzelne Werkzeuge können Sie eine menschliche Prüfung vorschalten (Human review). Der Prüfer sieht, welches Werkzeug der Agent mit welchen Angaben aufrufen will, und gibt frei oder lehnt ab.

n8n gibt es als Cloud-Dienst des Herstellers und zum Selbstbetrieb. Ohne Lizenzschlüssel läuft die selbst betriebene Fassung laut n8n als kostenlose Community Edition; für den Produktivbetrieb empfiehlt die Dokumentation Docker Compose. Updates, Sicherungen und Absicherung liegen dann bei Ihnen. Die Cloud-Tarife speichern Daten laut n8n in Frankfurt.

Wir setzen n8n selbst für Kunden ein, zum Beispiel um Website-Anfragen, Bewerbungen und Mails an info@ als Aufgaben in awork anzulegen. Was dabei zu beachten ist, beschreibt unsere Seite zur n8n-Agentur.

Weg 2: KI-Agent mit Microsoft Copilot Studio erstellen

Microsoft beschreibt Copilot Studio als grafisches Low-Code-Studio zum Erstellen und Verwalten von KI-Agenten und Workflows. Einen Agenten können Sie in klarer Sprache beschreiben und vor der Veröffentlichung testen. Er greift auf Wissensquellen zu, die Sie verbinden, und nutzt Werkzeuge, um zu handeln. Laufen kann er unter anderem in Microsoft Teams, in Microsoft Copilot und auf Websites. In Agentenflüssen sind laut Microsoft auch menschliche Überprüfungsschritte möglich.

Der Vorteil liegt auf der Hand, wenn Ihr Unternehmen ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet: Postfach, Kalender, SharePoint und Teams sind bereits da, die Anmeldung ebenfalls. Bei den Kosten lohnt der genaue Blick:

Für die Suche „KI-Agent erstellen mit Copilot“ heißt das: Für einen internen Helfer in Teams kann laut Microsoft die Lizenz für Microsoft 365 Copilot reichen. Soll der Agent mit Kunden sprechen, etwa auf Ihrer Website, kommen die Credits von Copilot Studio dazu.

Weg 3: KI-Agent als Auftrag

Wer intern keine Zeit oder kein Wissen für den Bau hat, vergibt ihn. Eine Agentur übernimmt dann Analyse, Bau, Anbindung und Test. Bei GrisaKI läuft ein eigener Agent in fünf Phasen: Kickoff, Analyse des heutigen Ablaufs, Workshop zu Ziel, Wissen, Werkzeugen und Grenzen, Umsetzung mit Testfällen und Betrieb mit Protokoll.

Fünf Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten:

• Wo läuft der Agent, und wohin gehen die Daten – auch an welche KI-Anbieter?
• Wer ist zuständig, wenn er nachts einen Fehler macht, und wie erfahren Sie davon?
• Können Sie den Ablauf exportieren oder mitnehmen, wenn Sie den Anbieter wechseln?
• Was kostet der Betrieb im Monat, getrennt nach Lizenz, KI-Nutzung und Betreuung?
• Wie wird getestet, und sehen Sie jede Entscheidung des Agenten im Protokoll?

Schritt für Schritt: ein E-Mail-Agent mit n8n

Das folgende Beispiel ist bewusst einfach. Es zeigt den Aufbau eines ersten Agenten für ein Postfach wie info@ in Microsoft 365. Zugangsdaten hinterlegen Sie dabei nur in der Zugangsverwaltung von n8n, nie in der Systemanweisung.

1. Auslöser: Der Knoten „Microsoft Outlook Trigger“ mit dem Ereignis „Message Received“ startet den Ablauf bei jeder neuen Mail.
2. Einordnen: Der Knoten „Text Classifier“ sortiert die Mail mithilfe eines Sprachmodells in Kategorien, die Sie mit einer kurzen Beschreibung anlegen: Anfrage zu Produkt oder Preis, Terminwunsch, Reklamation, Rechnung, Bewerbung. Mit der Option „Output on Extra, ‚Other‘ Branch“ landen unklare Mails in einem eigenen Zweig, statt verloren zu gehen.
3. Weiterleiten: Rechnungen, Bewerbungen und unklare Mails verschiebt der Outlook-Knoten („Message: Move“) in einen Ordner für das zuständige Team. Hier entscheidet noch keine KI über eine Antwort.
4. Antwort entwerfen: Nur Anfragen und Terminwünsche gehen an den Knoten „AI Agent“. Er bekommt ein Sprachmodell, eine Systemanweisung und zwei Werkzeuge: eines, das Ihre Preisliste oder häufigen Fragen liest, und den Outlook-Knoten mit „Draft: Create“, der einen Entwurf anlegt. Ein Speicher ist hier nicht nötig, weil jede Mail für sich steht.
5. Freigabe: Der Entwurf liegt im Ordner „Entwürfe“. Eine Mitarbeiterin prüft, ändert bei Bedarf und sendet. Später können Sie dem Agenten ein Senden-Werkzeug geben – aber nur hinter einer Human-review-Prüfung, etwa per Microsoft Teams. Lehnt der Prüfer ab, läuft die Aktion laut n8n nicht, und der Agent erfährt davon.
6. Testen: Spielen Sie echte Mails der letzten Wochen durch, darunter schwierige: ungenaue Anfragen, verärgerte Kunden, Fragen ohne Antwort in Ihren Unterlagen. Für wiederholbare Tests bietet n8n Auswertungen (Evaluations) an.

Sitzt der Entwurf in den meisten Fällen, ist Ihr erster Agent fertig. Er spart Tipparbeit, ohne dass eine Antwort ungeprüft hinausgeht.

Kosten realistisch rechnen

Ein KI-Agent kostet an drei Stellen: Lizenz des Werkzeugs, KI-Nutzung und Pflege. Die ersten beiden stehen auf Preisseiten, die dritte wird leicht übersehen.

Zur Größenordnung bei Aufträgen zwei Projekte aus unseren Fallstudien. Beide umfassen mehr als einen Agenten:

Details und Rechenwege: Fallstudie B2B-Vertrieb und Fallstudie Bau. Ein einzelner, kleiner Agent liegt deutlich darunter; ein festes Angebot gibt es erst nach der Analyse.

Typische Fehler beim ersten Agenten

• Keine Tests mit echten Fällen: Drei ausgedachte Beispielmails funktionieren immer. Erst echte, unordentliche Mails zeigen, wo der Agent danebenliegt.
• Halluzinationen unterschätzt: Ein Sprachmodell füllt Lücken mit plausibel klingenden Angaben. Unsere Telefon-KI nannte in Tests eine Rückruf-Frist, die das Unternehmen nie festgelegt hatte. Gegenmittel sind feste Regeln, Wissen mit Quelle und Prüfläufe, mehr unter KI-Halluzination.
• Zu viele Rechte: Ein Agent mit Vollzugriff auf Postfach oder CRM kann im Fehlerfall viel anrichten. Nur die Werkzeuge freigeben, die die Aufgabe braucht, und riskante Aktionen hinter eine Freigabe legen.
• Niemand zuständig: Ohne eine Person, die Fehlermeldungen liest und das Wissen pflegt, veraltet jeder Agent.
• Kennzeichnung vergessen: Schreibt oder spricht der Agent später selbst mit Kunden, muss erkennbar sein, dass eine KI antwortet. Details im Ratgeber KI-Kennzeichnungspflicht.

Wann sich ein fertiges Modul statt eines eigenen Agenten lohnt

Nicht jede Aufgabe braucht einen selbst gebauten Agenten. Für Abläufe, die in vielen Unternehmen gleich sind, gibt es fertige Lösungen, die Tests, Protokoll und Freigaben schon mitbringen. Wir haben das selbst erlebt: Rückrufwünsche aus unserer Telefon-KI liefen über einen n8n-Workflow. Seit Oktober 2026 übernimmt das eine feste Anbindung in unserer Plattform, mit Warteschlange und mehreren Zustellversuchen. Unsere Lehre: n8n für das Besondere, feste Module für das Alltägliche.

Zwei Beispiele von GrisaKI: Der E-Mail KI-Assistent macht genau das, was der Beispiel-Agent oben tut, mit Ablauf-Baukasten je Postfach, Microsoft 365 oder IMAP. Standard ist der fertige Entwurf im Ordner „Entwürfe“, Angebote und Preise gehen nie ohne Ihre Freigabe hinaus. Das Basic-Paket kostet laut Preistabelle 199 € im Monat bei monatlicher Zahlung, für ein Postfach und bis zu 500 E-Mails. Der KI-Telefonassistent beginnt bei 99 € netto im Monat, ohne Einrichtungsgebühr.

Häufige Fragen

Über den Autor

Quellen

1. n8n Docs: AI Agent node, abgerufen am 17.10.2026
2. n8n Docs: Human-in-the-loop for AI tool calls, abgerufen am 17.10.2026
3. n8n Docs: How memory works und Advanced AI (Modellanbieter, Evaluations), abgerufen am 17.10.2026
4. n8n Docs: Text Classifier, Microsoft Outlook node, Microsoft Outlook Trigger und Anthropic Chat Model, abgerufen am 17.10.2026
5. n8n Docs: Hosting n8n (Community Edition), abgerufen am 17.10.2026
6. n8n: Pricing, abgerufen am 17.10.2026
7. Microsoft Learn: Übersicht Microsoft Copilot Studio, abgerufen am 17.10.2026
8. Microsoft: Preise Copilot Studio und Microsoft 365 Copilot Business, abgerufen am 17.10.2026
9. GrisaKI: Fallstudie B2B-Vertrieb, Fallstudie Bau, E-Mail KI-Assistent und Was kostet ein KI-Telefonassistent?, abgerufen am 17.10.2026

Stand der Angaben: 17.10.2026. Preise und Funktionen der genannten Werkzeuge ändern sich häufig; maßgeblich sind die Seiten der Hersteller. n8n ist ein Produkt der n8n GmbH, Copilot Studio ein Produkt der Microsoft Corporation. GrisaKI gehört zu keinem der beiden Hersteller. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.